Bedrijfstelefonie via VoIP: dit zijn de voordelen

De voordelen van VoIP ten opzichte van traditionele telefoonsystemen zijn groot. Vrijwel elk bedrijf heeft veel baat bij de toepassing van deze geavanceerde communicatietechnologie. Daarom hebben we enkele van de belangrijkste voordelen van VoIP bedrijfstelefonie verzameld in deze duidelijke, beknopte en overzichtelijke lijst.

Lagere kosten

Kostenbesparing is een van de voordelen van VoIP die vrijwel elk bedrijf kan waarderen. Je kunt maar zoveel telefoonlijnen installeren en de kosten lopen snel op, vooral als je bedrijf regelmatig langeafstandsgesprekken voert.

Omdat communicatiegegevens worden omgezet in datapakketten en via het IP-netwerk worden verzonden, vervalt het probleem dat een enkele telefoonlijn slechts door twee bellers kan worden gebruikt. Het IP-netwerk kan een directe IP-verbinding met je telefoonprovider zijn of gewoon je bestaande internetverbinding (of een combinatie van beide).

Traditionele telefoonlijnen kosten meestal elke minuut gesprekstijd, terwijl je met VoIP alleen de maandelijkse kosten van je ISP betaalt. Veel providers bieden zelfs goedkoop of zelfs gratis bellen binnenlands.

Kosteneffectieve hardware en software

Een van de extra kostenvoordelen van VoIP zijn de beperkte kosten voor hardware en software die nodig zijn om het systeem te laten werken. Kwaliteitsproviders zorgen ervoor dat hun klanten altijd over de meest actuele software beschikken en leveren actuele hardware. Hierdoor hoeven bedrijven geen eigen telefoons en infrastructuur aan te schaffen, wat extra kostenbesparingen kan opleveren.

Vereenvoudigd vergaderen

Zonder de noodzaak van speciale telefoonlijnen wordt vergaderen aanzienlijk vereenvoudigd. Traditionele telefoonsystemen maken conferencing mogelijk, maar uiteindelijk betaal je voor een extra dienst en ontvang je meerdere bellers telkens als je moet vergaderen.

Bij een geconvergeerd datanetwerk zijn deze functies meestal ingebouwd en zijn de kosten ingebouwd in de toch al lagere prijs van de VoIP-dienst waarvoor je al betaalt.

Wereldwijde toegang

Steeds meer werkgevers ontdekken de voordelen van thuiswerken in ruil voor kleinere kantoorruimtes, lagere kosten voor nutsvoorzieningen, enz.

Wat ze ook ontdekken zijn de voordelen van VoIP waardoor hun werknemers zo effectief kunnen telewerken. Met VoIP kunnen werknemers op afstand gebruik maken van de spraak-, fax- en datadiensten van je kantoor via je intranet.

VoIP-technologie is uiterst draagbaar geworden, waardoor gebruikers vanuit thuiskantoren en in het buitenland verbinding kunnen maken. Bovendien volgt het nummer van je werknemer hen naar hun nieuwe thuiskantoor wanneer ze overstappen.

Beter gebruik van bandbreedte

Een van de weinig bekende voordelen van VoIP is dat het zorgt voor een efficiënter gebruik van je bestaande bandbreedte. Omdat ruwweg de helft van de spraakgesprekken uit stilte bestaat, vult VoIP die informatiegaten verder op met andere gegevens van andere bandbreedtegebruikers om je middelen beter te gebruiken. Wat meer is, is dat VoIP compressie en eliminatie van spraakoverbodigheden mogelijk maakt om de efficiëntie verder te verbeteren.

Uitgebreide extra functies

Veel bedrijven begrijpen niet alle voordelen en extra mogelijkheden van een VoIP dienst. Met VoIP-systemen kun je een grote verscheidenheid aan apparaten aansluiten om de productiviteit van je bedrijf hoog te houden.

VoIP diensten omvatten meestal functies als nummerweergave, virtuele nummers, contactlijsten, voicemail enz., maar deze functies kunnen allemaal op meer geavanceerde manieren worden gebruikt om de operationele efficiëntie te verhogen. Bijvoorbeeld, voicemails en berichten kunnen met één klik worden doorgestuurd naar meerdere collega’s, en voicemail-naar-tekst transcripties kunnen direct naar je inbox worden gestuurd zodat ze onderweg kunnen worden bekeken.

Veel functies zijn inbegrepen in verschillende providerpakketten en door het flexibele karakter van de dienst kunnen aangepaste VoIP-diensten worden ontworpen op basis van de unieke behoeften van je bedrijf.

Flexibiliteit van het netwerk

Een van de voordelen van VoIP voor je IT-team is dat het onderliggende netwerk geen deel hoeft uit te maken van een specifieke technologie-indeling. Dat betekent dat je bestaande ethernet, SONET, ATM, of zelfs je WiFi kunt gebruiken als basis voor je netwerk.

De complexiteit van ISDN (traditionele) telefoonnetwerken valt vrijwel weg. Hierdoor kan een meer gestandaardiseerd systeem worden geïmplementeerd dat een verscheidenheid aan communicatietypes ondersteunt, terwijl het toleranter is voor storingen en minder beheer van apparatuur vereist.

Effectievere communicatie

Als je personeel op verschillende plaatsen op kantoor, thuis of over de hele wereld werkt, is het van cruciaal belang dat ze bereikbaar zijn. Een van de interessantere voordelen van VoIP is dat je een enkel gesprek de eerste paar keer kunt laten overgaan naar je bureautelefoon, en daarna naar je mobiele telefoon, tablet of laptop als het gesprek onbeantwoord blijft. Zo worden dringende oproepen vaker beantwoord en wordt er minder tijd besteed aan het controleren van de voicemail of het corresponderen via andere platforms.

Zeer betrouwbaar

Een van de meest voorkomende (en onjuiste) bezwaren tegen VoIP is dat als een bedrijf om wat voor reden dan ook zonder internet komt te zitten, ze ook zonder telefoon zouden zitten. Een van de voordelen van VoIP-flexibiliteit is dat als een kantoortelefoon uitvalt door gebrek aan netwerk, gesprekken altijd kunnen worden doorgeschakeld naar mobiele telefoons en andere toestellen. Dat betekent ook dat weersproblemen en stroomuitval niet meer het risico vormen dat ze ooit hadden.

Eenvoudige installatie, configuratie en onderhoud

Een van onze favoriete voordelen van VoIP is dat IP-telefoons ongelooflijk eenvoudig te installeren zijn – zelfs voor degenen die minder technisch onderlegd zijn. Het is niet nodig om deskundige technici de telefoonbedrading door je kantoor te laten leggen. In plaats daarvan zijn IP-telefoons vrijwel plug-and-play.

Gehoste VoIP telefonie bedrijf software maakt het ook ongelooflijk eenvoudig om nieuwe gebruikers toe te voegen, en een webportaal maakt het verplaatsen, toevoegen of wijzigen van je systeemconfiguratie veel gemakkelijker. Al deze eenvoud betekent dat het onderhoud eenvoudig is en dat er zelden professionele ondersteuning nodig is.